Voor een laadpaal op kantoor wil je weten hoeveel medewerkers kunnen laden én of zij op tijd voldoende energie hebben. Vier laadpunten kunnen voor de ene organisatie voldoende zijn, terwijl een andere organisatie met hetzelfde aantal elektrische auto’s vastloopt. Het verschil zit vaak in de aankomsttijden, de benodigde energie en de tijd die auto’s blijven staan.
Begin daarom met het gebruik dat je wilt ondersteunen. Laden op kantoor kan onderdeel zijn van een bredere regeling voor laden door medewerkers. De zeven keuzes hieronder helpen je om die voorziening op jouw werkdag af te stemmen.
1. Reken terug vanuit de volgende rit
Vraag medewerkers hoeveel energie zij tijdens hun bezoek nodig hebben. Dat is iets anders dan een lege accu volledig vullen. Iemand die thuis kan laden, gebruikt kantoor mogelijk als aanvulling. Een buitendienstmedewerker kan juist afhankelijk zijn van een laadbeurt tussen twee afspraken.
Fictief rekenvoorbeeld, geen ByWatt-klantcase. Acht medewerkers staan van 9.00 tot 17.00 uur op kantoor. We nemen aan dat ieder 60 kilometer wil aanvullen, met een verbruik van 18 kWh per 100 kilometer. Per auto is daarvoor 10,8 kWh in de accu nodig. Bij een aangenomen laadverlies van 10% van de afgenomen energie vraagt dat 10,8 ÷ 0,90 = 12 kWh aan het laadpunt.
Verspreid over acht uur is gemiddeld 1,5 kW per auto nodig. Voor acht auto’s samen is dat 96 kWh, of gemiddeld 12 kW gedurende die werkdag. Dit is een eerste energieberekening, geen ontwerp van de elektrische installatie. Gelijktijdigheid, voertuigen en de werkelijke vermogensverdeling moeten nog worden getoetst.
Vergelijk dat met een medewerker die slechts één uur blijft en 24 kWh aan het laadpunt nodig heeft. Daarvoor zou gemiddeld 24 kW nodig zijn. Een auto die maximaal 11 kW via AC accepteert, kan die hoeveelheid in dat uur niet laden, ook niet aan een AC-laadpunt met een hoger opgegeven vermogen. Je moet dan de beschikbare tijd, de verwachte hoeveelheid energie of de laadoplossing aanpassen.
2. Kies tussen een vaste laadplek en wisselen
In het eerste voorbeeld kunnen acht aansluitmogelijkheden met verdeeld vermogen praktisch zijn: iedereen sluit bij aankomst aan en hoeft tijdens de werkdag niet te verplaatsen. Vier aansluitmogelijkheden kunnen ook werken als je twee groepen na elkaar laat laden. Dan moet iedere auto in vier uur gemiddeld 3 kW krijgen en moet het wisselmoment daadwerkelijk worden uitgevoerd.
De tweede optie vraagt minder aansluitmogelijkheden, maar meer organisatie. Zijn medewerkers vaak in overleg of buiten de deur, dan kan een wisselbeleid mislukken. Een vrije parkeerplaats elders is eveneens nodig om een opgeladen auto te kunnen verplaatsen. Neem die gevolgen mee voordat je het aantal laadpunten verlaagt.
Gebruik een week met representatieve kantoordagen om je aannames te toetsen. Noteer per gebruikersgroep de aankomst, het vertrek, de gewenste energie en de mogelijkheid om tussendoor te verplaatsen. Eén rustige vrijdag zegt weinig over de drukste dinsdag.
3. Toets vermogen op de momenten dat het nodig is
De elektrische aansluiting van je pand wordt ook gebruikt door verwarming, koeling, apparatuur of productie. Laat daarom het bestaande verbruik en de beschikbare ruimte gedurende de dag beoordelen. Een gemiddelde over de hele maand laat een korte ochtendpiek mogelijk niet zien.
Met dynamische load balancing kan het laadvermogen worden aangepast aan het andere verbruik. Dat helpt om binnen een ingestelde grens te blijven, maar creëert geen extra energie. Als voor laden tijdens acht uur gemiddeld slechts 8 kW beschikbaar is, levert dat in die periode maximaal 64 kWh. Dat is minder dan de 96 kWh uit ons voorbeeld. Meer aansluitpunten lossen dat tekort niet vanzelf op.
Vraag bij een voorstel dus naar de energie die de gebruikers vóór vertrek kunnen ontvangen, naast het aantal punten en hun maximale vermogen. Laat de technische partij daarbij voertuigbeperkingen, fases en de regeling voor het verdelen van vermogen meenemen.
4. Geef medewerkers en bezoekers passende toegang
Een bezoeker die twee uur blijft, heeft andere verwachtingen dan een medewerker die de hele dag parkeert. Je kunt één laadzone gebruiken met duidelijke prioriteiten, of aparte plekken aanwijzen als de parkeerindeling dat toelaat. Maak vooraf bekend of je bezoekers alleen een laadmogelijkheid biedt of een afgesproken hoeveelheid energie wilt kunnen ondersteunen.
Controleer hoe iemand een sessie start, welk tarief geldt en of externe laadpassen worden geaccepteerd. Een bezoeker moet deze informatie vinden voordat de auto wordt aangesloten. Test de gekozen route ook met iemand die het systeem nog niet kent.
5. Verbind kosten aan herkenbare gebruikersgroepen
Maak onderscheid tussen auto’s van de zaak, privéauto’s van medewerkers en bezoekers. Gratis laden voor een privéauto heeft bijvoorbeeld niet automatisch dezelfde fiscale behandeling als laden met een auto van de zaak. In een door de Belastingdienst beoordeelde situatie met gratis laden van privéauto’s is sprake van loon in natura. Laat je regeling daarop controleren voordat je gratis laden toezegt.
Voor de dagelijkse administratie heb je vooral een herleidbare koppeling nodig tussen sessie, gebruiker, tarief en kostenplaats. Stel vast of kantoorlaadkosten via dezelfde administratie lopen als andere mobiliteitskosten. Zo voorkom je dat een medewerker dezelfde sessie daarnaast nog declareert.
6. Maak ondersteuning bereikbaar op de parkeerplaats
Zet bij het laadpunt een herkenbaar nummer en de route voor hulp. De gebruiker moet kunnen doorgeven welk punt wordt gebruikt, wanneer het probleem optreedt en wat er op het scherm staat. Een beheerder kan vervolgens onderscheid maken tussen geweigerde toegang, een laadpunt dat offline is en een voertuig dat zelf niet begint te laden.
Leg ook vast wat iemand doet als laden niet direct lukt. Bij een kantoorbezoek kan een ander punt voldoende zijn; voor een voertuig dat snel weer moet vertrekken, is een alternatief of een andere ritplanning nodig. Spreek de ondersteuning en bereikbaarheid af op basis van dat gebruik.
7. Bereid de volgende stap voor
Laat bij de eerste aanleg vastleggen waar extra aansluitmogelijkheden kunnen komen, welke technische ruimte beschikbaar blijft en welk gebruik aanleiding geeft tot uitbreiding. Denk aan medewerkers die herhaaldelijk zonder de benodigde energie vertrekken of aan vaste wisselmomenten die niet uitvoerbaar blijken.
ByWatt werkt voor installatie van laadpunten met een landelijk netwerk van installateurs. Neem voor een eerste gesprek je parkeerindeling, gegevens over de aansluiting en het gebruik per kantoordag mee. Daarmee kun je gerichter de laadmogelijkheden op jouw kantoor bespreken.